BOSNA I HERCEGOVINA
REPUBLIKA SRPSKA
OSNOVNI SUD U DERVENTI
Broj: 084-0-Su-06-000 357/1
Derventa,dana 15.05.2006.godine

Na osnovu člana 30 Zakona o sudovima Republike Srpske predsjednik Osnovnog suda u  Derventi donio je privremeni

 

PRAVILNIK O UPRAVLJANJU U CMS PREDMETIMA

Član 1

Ovim Pravilnikom propisuje se način postupanja sa predmetima u CMS-u.

Član 2

Upisnici u CMS-u vode se u elektronskoj formi a podaci se čuvanju na elektronskom mediju za pohranu podataka.

CMS je dizajniran tako da se samo ovlaštenim osobama omogućava pristup i unos podataka u registar.

Član 3

Registrovanje svih vrsta podnesaka kako inicijalnih tako i onih koji se predaju na postojeći predmet vrši referent za unos dokumenata.

Pri registrovanju inicijalnih dokumenata referent za unos podataka će unijeti podatke u obimu neophodnom da bi se predmetu dodijelio broj i postupajući sudija.

Kod unosa inicijalnog dokumenta unose se sljedeći podaci:  odjel, tip dokumenta, dostavljeno (lično ili poštom) broj primjeraka, vrijednost spora, podnosilac dokumenta, pokretač postupka, suprotna strana, osnov spora, da li je plaćena sudska taksa.

Kod unosa podataka na već postojeći predmet: broj predmeta, tip dokumenta, dostavljeno (lično ili poštom), broj primjeraka, podnosilac dokumenta.

Referent za unos podataka će provjeriti potpunost unosa i registrovati dokumente koji  se predaju  referentu za upravljanje predmetima radi ulaganja u spise.

Član 4

Svaki predmet se označava brojem koji ostaje isti od momenta unošenja u registar do trenutka njegovog okončanja.Brojevi se predmetu dodjeljuju automatski.Prvi predmet koji se unosi u registar dobija broj jedan a sljedećim predmetima bez obzira na vrstu dodjeluju se rastući brojevi kako se predmeti formiraju.Broj predmeta sadži ID suda u kojem je predmet iniciran, oznaku, vrste predmeta, redni broj, godinu u kojoj je predmet iniciran te fazu u kojoj se predmet nalazi.

Član 5

Pismena koja se odnose na predmet čuvaju se u CMS omotu spisa.

CMS omot spisa je odobren u okviru CMS projekta.

Broj predmeta se označava naljepnicom sa šestocifrennim brojem.

Spis formira referent za unos dokumenata nakon što su svi podaci sa inicijalnog dokumenta uneseni u CMS.

Pismena se buše i slažu na poseban metalni mehanizam.

Na lijevoj strani  omota stavlja se inicijalni a na desnu stranu svi ostali dokumenti.

Dokumenti se slažu tako da pismeno  (podnesak kasnijeg datuma) bude iznad pismena podneska ranijeg datuma.

Na brid omota spisa lijepi se naljepnica sa šestocifrenim brojem koji je predmetu dodijeljen i spis se odlaže na policu do datuma evidencije.

Zaposleni koji postupaju po predmetu sa istim moraju pažljivo rukovati i da sva pismena budu uvijek  budu propisno probušena i složena.

Član 6

Obimniji spisi ako je to potrebno zbog obima dokumenata mogu se čuvati u više omota spisa koji će se označavati rimskim brojem a na bridu svakog od njih nalazi se naljepnica sa istim brojem predmeta

Član 7

Od trenutka prevođenja predmeta u CMS omot spisa i svi dokumenti kreirani u tom predmetu moraju imati u zaglavlju novi CMS broj.

Stranke se imaju obavijestiti o promjeni broja prilikom slanja prvog sljedećeg pismena.

Član 8

Fizičko ulaganje podnesaka zajedno sa potvrdom o prijemu vrši referent za upravljanje predmetima nakon što je referent za unos podataka registrovao podatke.Referent za upravljanje predmetima će identifikovati predmet i u njega fizički po hronološkom redu odložiti novoprispjeli podnesak.Ukoliko se predmet nalazi u uredu sudije ili stručnog saradnika referent će predati podnesak daktilografu radi njegovog ulaganja.

Član 9

Dodjela predmeta sudijama vrši se automatizovanim sistemom raspoređivanja. Automati-zovani sistem raspoređivanja predmeta iste raspoređuje sudiji i stručnom saradniku određenog referata po principu ujednačene slučajne dodjele zadanih kriterija po rasporedu poslova i procentualnom učešću sudije i stručnog saradnika u raspodjeli.Broj predmeta raspoređenih sudiji i stručnom saradniku određenog referata sa istim procentualnim učešćem će biti izjednačen.

Ako se sudija i stručni saradnik kojem je predmet raspoređen po zakonu mora izuzeti od postupanja u predmetu predmet se dodjeljuje presignacijom predmeta koju vrši predsjednik suda ili njegov zamjenik.

Član 10

Predmeti se čuvaju na policama u posebnoj prostoriji suda pisarnice.

Predmeti se na police slažu prema rastućem broju.

Član 11

Predmeti se sudiji i stručnom saradniku iznose prema datumu evidencije i na osnovu distribucijske liste – zbira izvještaja.

Prilikom iznošenja predmeta sudija, stručni saradnik ili daktilograf koji radi sa stručnim saradnikom će na distribucijskoj listi potpisom potvrditi njihov prijem.

Referent za upravljanje predmetima čuva u posebnom registru po hronološkom redu sve zbirne izvještaje – distribucijske liste koje služe kao dokaz iznošenja predmeta.

Član 12

Postupajući sudija je obavezan da prilikom prvog kontakta sa CMS spisom predmeta provjeri podatke u  predmetu pa ukoliko su isti tačni nastavi rad na predmetu u skladu sa Uputsvom za upotrebu CMS-a.

Daktilograf će nakon izvršenog zadatka predmete vratiti referentu za upravljanje predmeta a on će izvršiti razduženje predmeta na istom zbirnom izvještaju na kojem je parafiranio iznošenje  uz datum vraćanja.

Kod sudije i stručnog saradnika  se mogu nalaziti samo predmeti radi suđenja, predmeti po kojima je u toku izrada odluka i predmeti koji su iznijeti radi zakazivanja pretresa ili ročišta ili za druga postupanja.

Sudija i stručni saradnik koji zadržava predmet u svojoj kancelariji ne daje novi datum evidencije  te mu se na listi dodijeljenih zadataka zadatak sa odnosnim brojem predmeta pojavljuje u crnoj boji kao znak da je spis u fizičkom posjedu sudije i stručnog saradnika.

Član 13

Otpremu pošte obavlja referent za upravljanje predmetima.

Referent za upravljanje predmetima će po vraćanju predmeta prvo izdvojiti poštu za otpremu te vratiti predmet na njegovo mjesto u polici.

Član 14

Presignaciju predmeta vrši predsjednik suda ili njegov zamjenik.

Sudija i stručni saradnik koji zahtijeva presignaciju će izdati dnevnu naredbu kojom traži presigniranje uz navođenje razloga zbog čega zahtijeva presignaciju.

Član 15

Kad se jedan spis prilaže drugom radi uvida sudija će putem dnevne naredbe zatražiti iznošenje predmeta a referent za upravnjanje predmetima će u formi internog reversa registrovati u CMS-u da je spis iznesen sudiji radi uvida u isti.

Član 16

U slučaju kad se po odluci suda vrši spajanje više predmeta radi provođenja jedinstvenog postupka i donošenja zajedničke odluke jedan spis uvezaće se u drugi tako da se noviji predmet pripaja starijem predmetu.Spojeni jedinstveni spis predmeta vodi se pod brojem starijeg spisa predmeta.

Na jedinstveni omot spisa predmeta preko stare naljepnice nalijepiće se broj po kojem se nastavlja postupak te rukom upisati stari broj predmeta.

U  svim predmtima koji se spajaju konstatuje se spajanje spisa a nakon toga se pripojeni predmet zatvara.

Član 17

Kad se prije okončanja postupka izdvoji dio jednog spisa radi donošenja posebne odluke ili vođenja odvojenog postupka u izdvojeni spis ulažu se ona pismena koja se samo na njega odnose.Ostala pismena koja su potrebna za izdvojeni spis kopiraće se i kao takva uložiti u predmet.Razdvojeni spis unijeće se u CMS tako da mu sistem dodijeli novi broj i sudiju.

 

U predmetima je neophodno registrovati rješenje o razdvajanju postupka.

Član 18

Pri dostavljanju predmeta drugostepenom sudu na postupanje povodom izjavljene žalbe ili u drugim slučajevima na brid omota spisa iznad broja predmeta nalijepiće se posebna naljepnica sa identifikatorom suda na kojem je predmet iniciran.

Naljepnica sa identifikatorom suda potrebna je da bi se na drugostepenom sudu vizuelno razlikovali predmti sa istim rednim brojevima a inicirani na različitim sudovima.

Prije slanja spisa na drugostepeni sud potrebno je iz CMS-a isprintati „popis spisa“ koji predstavlja hronološku listu svih dokumenata u predmetu.

Ovako pripremeljen spis predmeta uz popratni akt dostavlja se nadležnom sudu.

Član 19

Ako se predmet privremeno dostavlja drugom sudu zabilježiće se u formi reversa kada i kome je predmet dostavljen i revers odložiti na mjesto gdje je stajao predmet.

Član 20

Pravosnažno riješeni predmeti arhiviraju se i čuvaju na osnovu odluke sudije koji kroz CMS određuje da je predmet za arhiviranje.Predmeti se arhiviraju i čuvaju u skladu sa propisima koji uređuju arhiviranje sudskih predmeta.

Član 21

U prelaznom periodu vršiće se štampanje svih potvrda i njihovo ulaganje u predmet da bi se mogla vršiti kontrola fizičkog stanja spisa i elektronskih zapisa u CMS-u.Štampanje dokumenata nastalih u sudu i njihovo ulaganje u predmet obaveza je svakog uposlenika suda koji je unio neku informaciju u CMS.

Naknadno će biti definisani obimi dokumenata koji će se štampati i fizički odlagati u predmet te oni koji će ostajati samo kao elektronski zapisnik a po potrebi će se štampati.

 

                                                                  Predsjednik suda

                                                                     Zijad Grbić